Även om världen för tillfället har ställts lite på ända så kommer det självklart att behövas konferenser i framtiden, även om de kanske kommer att se lite annorlunda ut. Istället för att stora mängder människor trängs i en konferenslokal så kan det tänkas bli så att vi åtminstone under en övergångsperiod får samlas i mindre grupper utspridda på olika orter och att delar av konferensen sköts på distans.

Pandemi eller inte så är det faktiskt en smart strategi ur andra hänsyn, inte minst miljöfrågan. Genom att färre behöver resa långa sträckor så kan man minska på koldioxidutsläppen samtidigt som organisationen spar pengar.

Sociala nätverk viktiga

Samtidigt så ska man inte förringa vikten av sociala nätverk och att få träffa sina kollegor även utanför möten och arbetstid. Där behöver många arbetsgivare bli bättre på att hitta någon form av “virtuella fikastunder” eller liknande för att inte det utbyte som ofta sker i korridoren eller just vid kaffemaskinen går förlorade.

Likaså brukar konferenser ge nya uppslag när människor får lite mer tid på sig att träffas och prata idéer. Fundera över hur du kan ersätta detta även om en del av en konferens måste genomföras virtuellt. Kan ni kanske sätta ihop samtalsgrupper via videokonferens där folk från olika avdelningar får fundera över en uppgift eller ett problem? Eller helt enkelt bara lära känna varandra bättre så att de vet att fler personer finns i organisationen som de kan vända sig till med olika frågor.

Konferenslösningar i coronatider

Just nu är det nog inte aktuellt att arrangera konferenser i någon större skala. Dels så råder det restriktioner mot sammankomster med fler än 50 deltagare och dessutom så finns det riktlinjer som säger att vi inte ska resa utanför vårt eget vårdområde om det inte är absolut nödvändigt. Och en vanlig konferens räknas nog tyvärr inte dit. Så vad göra? Här kommer några förslag:

  1. Hyr flera, små konferenslokaler för avdelningarna ute i landet. Om ni till exempel har ett kontor i Skåne så kan ett konferenspaket i Malmö på en passande konferensanläggning lösa problemet där och likaså kan ni boka in färdiga paket på några ytterligare orter som hjälper era medarbetare att minska ner på resorna. En annan fördel med att hyra en färdig konferenslokal där allt ingår hänger ihop med punkt två som är:
  2. Ordna med virtuella presentationer och videomöten där alla kan delta samtidigt. Genom att välja en konferensanläggning med bra utrustning går det lättare att länka samman de olika avdelningarna så att alla kan se en presentation samtidigt och alla kan höra frågor och återkoppling från de olika kontoren ute i landet. Det är långt ifrån alla företag som har tillräckligt bra utrustning för att klara detta själva.
  3. En trevlig avslutning på en konferens är förstås en middag. Tack vare att konferensanläggningar och restauranger nu börjar få in säkra rutiner för hur man ska servera mat och dryck på ett sätt som förhindrar smittspridning så är detta en bättre lösning än att försöka lösa det med catering på egen hand. Kanske kan ni till och med beställa underhållning som visas på storbildsskärm under middagen.
  4. Ge tillräckligt med utrymmen för informella möten. Kanske skulle det vara kul med någon slags “speed dating” mellan kollegor som sällan pratas vid efter middagen. Det kan lösas med hjälp av digital teknik.

Färdiga konferenspaket är säkrare

Som vi nämner ovan så finns det stora fördelar med att välja ett färdigt konferenspaket för allas trygghet. Genom att ni får maten serverad och levererad på ett anpassat sätt är risken för smitt mindre. Dessutom erbjuder många konferensanläggningar sina lokaler till ett riktigt bra pris just nu så att ni kan passa på att välja ett större rum för gruppen som ska arbeta där, eller flera rum där ni delar upp er i mindre grupper.

Det är också smidigt att få allt serverat med tekniken. Det är bara att komma på plats, skicka ut inbjudningslänkar till planerade möten i förväg och sen sätta igång. Precis så vill man att en konferens med virtuella inslag ska fungera.

Nya grepp leder till ny inspiration

Genom att vi måste anpassa oss till rådande förhållanden så finns det också mycket utrymme för att tänka nytt. Många företag måste kämpa lite extra i dagsläget, så passa på att lyssna på dina medarbetare. Det kanske finns någon som sitter där på en fantastisk affärsidé som kan vända trenden uppåt för er. Se till att lägga in tid och utrymme för brainstorming och att tänka brett och öppet kring de utmaningar som ni står inför. Kanske kan det hjälpa till att lyfta företaget även senare när saker återgår till det lite mer normala.